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導入事例

ボトルネックだと思っていたコストとプログラミングの知識。心配は不要だと分かり、RPA導入に踏み切った。
自社システムにおけるデジタル化の底上げを目指す。

株式会社グッドスタイルカンパニー様

業種
エステティックサロン経営、化粧品などの販売
対象業務
会計処理
導入目的
業務効率化

エステティックサロン “Belle lumiere” の経営をしているグッドスタイルカンパニー様。
施術ができるサロンは全国に約30店舗あり、化粧品などの物販もしています。
今回はオークファンロボを活用して、会計処理の業務を効率化した事例を主にご紹介します。
担当のCFOの藤井様は以前からRPAは知ってはいたけれど、導入にあたって懸念に思っていることがあったとか。詳しく聞いてみました。

このインタビューのポイント

Point
01

自社システムを活用した集計作業。独自のフローに合わせてロボをカスタマイズ

会計処理に関する転記作業をロボで自動化しました。
自社システムから必要なデータを抽出し、適したフォーマットに変更の上、別の場所に転記するといった自社独自のフローでしたがカスタマイズすることで対応できました。

Point
02

時間の削減はもちろん、普段の業務が滞らなくなった。

以前は、2人がかりで3日かかっていたことが自動化により3時間に短縮されました。
ヒトが対応するとかなりの集中力が必要になります。
毎月集計作業の時期は、普段の業務が一時的に滞ってしまい課題に感じていましたが、導入後は払拭されました。

Point
03

コストとプログラミング知識に懸念を抱いていたが、払拭され導入に至った。

RPAは以前から知っていましたが、高額な初期費用とある程度のプログラミング知識が必要だと思っていました。
しかし話を聞いてみるとオークファンロボの場合、初期費用はかからず予想よりコストが抑えられそうだと分かりました。またパソコン上で普段の操作をしながら設定できるので、プログラミングの知識も不要だと分かり導入に至りました。

早速ですが、オークファンロボを使い、どのような業務を自動化したか教えてください。

前提として、弊社では自社開発の「エステ管理システム」というものを使い、データの管理を行っています。例えば、売上や日報などの様々なデータを蓄積しており、必要に応じてデータを抽出できるという仕組みです。私の担当である会計も必要なものをここから取り出しています。
将来的には「エステ管理システム」自体へのデータ登録作業も自動化させたいのですが、まずは自分の管轄である会計処理の自動化例をご紹介します。

(1)消化データCSVを会計用集約フォーマットエクセルに登録

概要

まず「会計用の集約フォーマットエクセル」というものがあり、様々なデータを集約しています。構成データの1つに「消化データ」があります。エステでは契約いただいた回数を施術しますが、それを会計では消化と呼んでいます。

必要に応じて「エステ管理システム」から「消化データ」を抽出し、加工を加えた上で「会計用の集約フォーマット」に登録する必要があります。

準備

ヒトの準備としては、特にありません。
日々の業務で、「エステ管理システム」にデータを蓄積しておけば、あとはロボが作業をできる状態になっています。

ロボの作業

ロボの作業手順としては、まず「エステ管理システム」から消化データをCSVとして抽出します。CSVはそのままでは使えませんので、会計用のフォーマットで必要な項目のみ(期間など)のデータに加工します。そして、加工された消化データCSVを、集約フォーマットエクセルの指定箇所に登録します。

これらの一連の作業は、店舗ごとに必要となります。
1店舗あたりの作業は難しくないのですが、約30店舗分対応するとなるとある程度の時間は必要になります。普段の業務をこなしながら、毎月対応するとなるとかなりの工数になります。

(2)有効契約データを集計、会計用集約フォーマットエクセルに登録

概要

さきほど「会計用集約フォーマットエクセル」は様々なデータが集約されて成り立っているとお伝えしましたが、消化データの他にも登録するものがいくつかあります。その中で、自動化しているのが「有効契約データ」の集計です。

準備

こちらの例も、ヒトの準備としては特にありません。
日々の業務で「エステ管理システム」にデータを蓄積しておけば、あとはロボが作業をできる状態になっています。

事前にルールさえ決めておけば、以下の作業はロボが自動で進めてくれます。

ロボの作業

作業手順としては、まず「エステ管理システム」から契約データをエクセルで抽出します。そして「期限切れデータエクセル」という、有効契約データの集計用のエクセルに登録します。
このエクセル内では、2つの条件を照らし合わせる必要があります。1つは、契約が生きているか、もう1つは有効な契約金額はいくらかです。この2つの条件を比較計算することで、最終的に個人別の集計結果が抽出されます。

最後に、その結果を会計用集約フォーマットエクセルに登録します。

このようにして、いくつかのデータを会計用集約フォーマットエクセルに登録すると、最終的にはお客様個人に紐づいた支払い状況が可視化できるようになります。

エステは契約と消化のタイミングがずれるため、管理が煩雑になります。そのため、お客様ごとの支払い状況を可視化することが必要です。
必要なのは支払い状況の可視化データです。しかし、これまではその準備に時間と手間をかけてしまっていました。ロボを導入することで、結果データの活用という本来の業務に専念できるようになりました。

導入後、どのような効果がありましたか?

今回ご紹介したデータの集約業務は毎月発生します。
以前は、2人がかりで3日かかっていたことが、自動化により3時間に短縮されました。3時間というのは業務ごとにパス設定を変更したり、ちょっとしたエラーが出た際に手直しする時間です。

会計の処理には、細かい計算を複数の場所で行ったり来たりしながらする必要があり、かなりの集中力が必要でした。
ですので、自分で対応していたときは途中で別の作業を差し込むことができず、普段の業務が一時的に滞ってしまい課題に感じていました。
今は事前の準備は必要ですが、一度動作させてしまえばあとは放っておいて、普段の業務をすることができます。

そもそもなぜオークファンロボを導入しようと思ったのですか?ロボ導入前の課題について教えてください。

エステサロンはリアル対面での施術中心というアナログな特性上、デジタル化の壁を感じていた。店舗から送られてくる日報を紙からエクセルには変えたが、それ以上は進まず。他にも課題があり、ヒトの作業を減らしたいと考えていた。

実は、エステというのはとてもアナログな業態なんです。最終的にお客様に店舗に来ていただく必要があるので、どうしてもアナログな部分が残ってしまい、デジタル化の壁を感じていました。

また、事例でもご紹介しましたが、弊社では自社開発の「エステ管理システム」というものがあり、そこに売上や日報など、様々なデータを蓄積するようにしています。これらのデータは、各店舗から毎日エクセルで本部に送られてきて、それを本部でエステ管理システムに登録しています。

5年前に、紙からエクセルに変えて、少しデジタル化したのですが、それ以上のことがなかなか進められず、どうやったらヒトの作業を減らせるだろうか、と課題に思っていました。

オークファンロボ導入にあたり、懸念に思っていたことがあるとか。詳しく教えてください。

RPA自体は以前から知っており、興味もあったが、高額なコストとプログラミングの専門知識が必要なのではと懸念があった。

オークファンロボの導入を検討した際、いくつかボトルネックがあると考えていました。具体的には、コストと専門知識が必要なことです。

まず、コストについて。大規模なRPAだと初期費用で数百万ほどかかると思っていました。しかし、オークファンロボの場合は初期費用はかからず、月額制。思ったよりもコストが抑えられそうだと分かりました。

もう一つはプログラミングの専門知識です。オークファンロボでは、パソコン上で普段の操作をしながら設定をしていきます。ですので、プログラミングの知識が無くても設定ができることが分かりました。

気になった2点について詳しく話を聞いてみたのですが、払拭できそうだと確信したので、トライアルに踏み切りました。

今後はどのようなことにオークファンロボを活用していきたいですか?

まずは、私自身の管轄である会計処理のために自動化を進めてきましたが、将来的には、そもそも「エステ管理システム」に各店舗のデータを登録する工程も自動化できたらと考えています。
現在も、本部の営業事務担当者が毎日手動作業で登録しているので、まだ効率化の余地は多分にあると感じています。

また、今回ご紹介した自動化例と同じように、エステ管理システムから必要なデータを抽出して活用する場面があります。
売上集計表の作成では、入金データを抽出して、登録する必要があるのですが、こちらも営業事務担当が手動作業で登録しています。この作業も自動化できたらと考えています。

このように、弊社の業務ではまだまだ自動化できる余地がありそうです。

この度は、インタビューに答えていただき、ありがとうございました!
※本記事の内容は、2022年2月時点のものです

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