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導入事例

オークファンロボ導入後、毎月300時間以上の時間削減に成功。営業部門メンバーがコア業務に注力できるように。

リストインターナショナルリアルティ株式会社様

業種
不動産仲介業
対象業務
問い合わせ対応、顧客情報登録
導入目的
業務効率化
削減時間
300時間以上/月

リストインターナショナルリアルティ株式会社様は、世界70以上の国と地域に広がるグローバルなネットワークを活かした高級不動産の仲介をしています。毎日、多数のお客様からの問い合わせがあり、営業部門は忙しい日々を送っているそうです。 オークファンロボ導入後、業務の自動化により大幅な時間削減に成功しました。詳しい内容を、IT事業部の荒籾様にお聞きしました。

このインタビューのポイント

Point
01

営業活動における、細かな業務をロボで自動化

・お客様からの査定問い合わせ対応
・顧客管理システムからMAツールにタグ付けをした上での顧客情報の登録
といった営業活動に関する業務を自動化しました。

Point
02

時間の大幅な削減に成功

2つの自動化をあわせて、月に300時間もの時間削減に成功しました。 自動化することで、営業部門メンバーはより付加価値の高い業務に専念できるようになりました。

Point
03

営業部門における業務効率化ツールを探していた

非営業部門向けの自動化ツールはたくさんあったのですが、営業部門における最適な効率化手段は、ぴったりのものが無いと感じていました。
オークファンロボであれば、営業部門の業務内容や自社のフローにあわせて細かくカスタマイズすることで、ピンポイントの業務効率化ができそうだと感じ導入に至りました。

さっそくですが、具体的な自動化例について教えてください。

いくつかロボを使っていますが、今回はその中でも代表的な2つをご紹介します。

(1)お客様からの査定問い合わせ対応

弊社では、不動産物件を扱っています。お客様から査定のお問い合わせがあった際には、複数のポータルサイトから物件情報などを取得して、報告書にまとめる必要があります。
この業務に関してロボを使って自動化をしました。

準備

お客様から問い合わせが入ると、まずは営業担当者が住所とマンション名などの基本事項をCSVにまとめます。

ロボの作業

ここから先は、ロボの作業になります。
基本事項がまとまったCSVをロボが読み込み、CSVの情報を元にして、
①物件相場ポータル
②お部屋の間取り面積マンションの詳細の掲載ポータル
③周辺環境掲載ポータル
の各サイトにログインし、査定物件情報を取得します。取得した情報をPDF化し所定のフォルダに格納します。

査定価格の判断は、PDFの情報をもとに営業担当者が判断してつけています。あとは、価格情報も資料化してお客様に送付します。

(2)顧客管理システムからMAツールにタグ付けをした上での顧客情報の登録

もう一つ、自動化例をご紹介します。
弊社では、顧客管理システムを使っており、お客様から来た全てのお問い合わせ情報を蓄積しています。
顧客管理システムに溜まった情報は、毎日別のMAツールに移植するようにしています。その際、必要になってくるのがリード情報にタグを付与することです。

この作業を自動化しました。

準備

まず、事前準備としてタグ付けのルールを決めておく必要があります。
弊社は不動産を扱っているので、リード=物件ごとにタグを設定することになります。例えば、「住所が港区である」「物件価格が1億円以上である」などを、タグとしてつけています。タグの数は全部で30種類ほどです。

事前にルールさえ決めておけば、以下の作業はロボが自動で進めてくれます。

ロボの作業

まず、ロボが顧客管理システムから1日分の新規顧客情報をCSVで出力します。
次に、CSVをMAツールにインポートします。その際に、ルールで決めておいたタグも一緒に付与してくれます。

最終的に、登録された新規顧客情報をヒトが目視でチェックします。

オークファンロボを導入してから、どんな効果がありましたか?

今回、事例として2つご紹介しましたが、それぞれ大幅な時間削減をすることができました。効率化できたのは、ルール作りを事前に精査・設定したことが大きいと考えています。

(1)お客様からの査定問い合わせ対応

オークファンロボを導入する前は、営業担当が自分で各ポータルサイトにログインをして物件情報を調べていました。まとめたPDFは40-50ページほどにもなります。月に400〜500件の問い合わせがあり、1件あたり30分ほどを費やしていました。ロボで自動化したことにより、大幅な時間削減につながりました。

ですので、月500件の問い合わせがあった場合、500件×30分=15000分となり、月に250時間浮いている計算になります。浮いた時間は、本来の営業活動に充てられるようになりました。

(2)顧客管理システムからMAツールにタグ付けをした上で、顧客情報を登録。

オークファンロボを導入する前は、一連のタグ付け作業を手動で行っており、1リードあたり10分ほど時間をかけていました。難しい作業ではないのですが、毎日の作業になるので時間をかけてしまっていました。

1日20件の問い合わせがあった場合、20件×10分=200分となります。
週では、200分×7日=1400分=23時間、
月では、23時間×4週間=92時間にもなります。

物件の特色別にタグを付与しておくことで、その後の営業活動、例えばリードに対してメルマガでアプローチなどがスムーズにいきます。営業活動・マーケティング活動においては、重要な作業です。
しかし、ルールさえしっかり決めておけば、タグ付け自体は誰がやってもできることです。タグ付けの業務を自動化したことで、営業担当はもっと付加価値の高いコア業務に時間を割けるようになりました。

最後に、オークファンロボ導入の背景と、今後の展望を教えてください。

オークファンロボであれば、営業部門の業務内容や自社のフローにあわせて細かくカスタマイズすることで、ピンポイントの業務効率化ができそうだと感じ、導入に至った。今後は、営業部門を越えてグループ全体の効率化アップにつなげたい。

以前から、主に営業部門の業務効率化の手段を模索していました。
営業部門へは、もっと純粋に営業活動に専念してほしいと思っていたのですが、今回活用例でご紹介したような細かい作業に時間をとられてしまっており、なかなか実現できていませんでした。
バックヤード系の非営業部門、例えば経理部・総務部に関する自動化ツールは、たくさんあったのですが、営業部門に関しては不動産業界に限らずなかなかぴったりのものが無いと感じていました。

そんなときに、オークファンロボを知りました。営業部門の業務内容や自社のフローにあわせて細かくカスタマイズすることで、ピンポイントの業務効率化ができそうだと感じ、導入に至りました。

現在は、複数人でロボを活用しているのでフル機能2つ・実行4つを契約しています。一部の業務のみを自動化していますが、今後は会社内での周知をもっと進めて、グループ全体の効率化に役立てていこうと思っています。

この度は、インタビューに答えていただき、ありがとうございました!
※本記事の内容は、2022年2月時点のものです

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