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導入事例

一元管理ツールを入れても残ったヒトによる手動作業の課題。RPAを導入したことで、年間260時間もの業務時間の削減へ。

あわうみ株式会社様

業種
ヒーリング・民族楽器の販売
対象業務
配送業務、メール送付
導入目的
業務効率化
削減時間
260時間/年

音叉、クリスタルボウル、コシチャイムなどのヒーリング楽器、民族楽器を販売しているあわうみ様。
EC業務はお一人で実施され、自社サイトのほかに複数モールへの出品も。
どのようにオークファンロボを活用されているのか、代表の筒井様にお話しを伺いました。

このインタビューのポイント

Point
01

一元管理ツールとオークファンロボを併用して、さらなる効率化ができた

10年前からすでに一元管理ツールは導入していて、基本的な効率化はできていました。
しかし、ピンポイントの作業は手動で対応する必要がありました。オークファンロボを導入し、一元管理ツールと併用することで、細かい作業も自動化できるようになり、さらなる効率化につながりました。

Point
02

時間の大幅な削減に成功

毎日1時間の業務時間の削減を達成できました。年間に換算すると、260時間にもなります。
空いた時間では、ヒトが主体となってするべきことに注力できるようになりました。

Point
03

併走型のサポートで挫折なく導入できた

伴走型の丁寧なサポートでやりたいことを実現できました。
やりたいことはあっても、それをどう組み立てたらいいかわからない状態だったのですが、サポート担当は業務を理解した上でフローチャートの切り分けを考えてくれました。

オークファンロボを導入した理由を教えてください

一元管理ツールを入れて10年経っていたが、手動作業は残っており、業務効率化の課題を感じていた。
オークファンロボのことを知り、自社のフローに合わせてカスタマイズできるのであれば、課題を解決できるかもと期待。

あわうみでは、自社ECサイト・楽天・Amazon・会員制の卸サイトと4つのサイトに商品を出品しています。
ECに関する業務は基本的に私一人で担当しています。

10年ほど前に、一元管理ツールを導入しました。それにより、各モールへ商品をアップするのが一括でできるようになったり、在庫の管理も一元で管理できるようになったりして普段の業務は一気に楽になりました。

しかし、毎年繁忙期になると日に数百の注文が入り、一人ですべての作業をこなしていたのでとても大変でした。一元管理ツールを導入していても、例えば一元管理ツールから倉庫へのメール送付は手動で対応する必要がありました。一つ一つの作業は単純なものなのですが、数が多くなると限界はあるし、なるべくなら手を動かしたくないと思ってました。
繁忙期にはもちろんですが、普段からこれらのヒトによる手動作業を効率化できたらいいなとも考えていました。
しかし、いい方法が見つからず10年が経ちました。

そんなときに、オークファンからの営業電話で、RPAのことを初めて知りました。
これまでEC業務の効率化には興味がありましたが、例えば一元管理ツールからCSVをダウンロードして倉庫へメール送付するようなピンポイントな作業は、自動化するのが難しいと思っていました。

しかし、話を聞いていくうちにRPAだったらできるのかもしれないと期待感が高まりました。あらかじめ決められた業務の自動化ツールではなく、自分のやりたいことを自由にカスタマイズできるのがRPAの良いところだと知りました。
その後、実際にトライアルを経て、うまくいく確信が持てたので、契約に至りました。

オークファンロボを使い、どのような業務を自動化しましたか?

これまでどうにか効率化できないかと考えていた作業を、自動化することに成功しました。

具体的には、大きく2つのロボを使っています。

①商品ごとの配送方法を自動で判別し、サンクスメールを送付

お客様から受注が入ったら、注文の商品数に応じて配送方法をロボが自動で判別します。
例えば、1つだったらメール便、2つだったら宅配便という形です。配送方法を判別したら、そのままサンクスメールをお客様に自動で送付しています。商品数が3つ以上の場合は、私が自分で判断する必要がありますが、大抵はロボの自動判別で対応できています。

②該当の注文にのみ、配送通知メールの送付

配送方法が決定したら実際に配送を行います。倉庫から発送が完了すると、送り状番号CSVデータが送られてきます。

送り状番号CSVデータを一元管理ツールにアップロードしたら、一元管理ツールから楽天などのモールへ出荷通知情報が送信されます。すると、モールの管理画面に送り状番号が表示されるようになり、ここまでは一元管理ツールとモールの連携で自動で進みます。

ここから先の作業をロボにより自動化しました。送り状番号が表示されている注文だけ、お客様に配送通知メールを送付する必要があります。以前は自分で1件1件対応していましたが、今は該当の注文のみロボが自動で配送通知メールを送信するようにしました。

どのようにオークファンロボの設定をすすめましたか?サポートについての感想を聞かせてください。

伴走型の丁寧なサポートでやりたいことを実現できた。
やりたいことはあっても、それをどう組み立てたらいいかわからない。
サポート担当は業務を理解した上でフローチャートの切り分けを考えてくれた。

オークファンロボは、プログラミング知識が無くてもロボを組み立てられるのが特徴の一つですが、それでもやはり自分一人では作れませんでした。トライアル期間からずっとオークファンのサポート担当が併走してくれたことが大きかったです。 特にzoomでの定期的なミーティングは画面共有ができるのでとてもわかりやすかったです。また、リアルタイムで会話ができとても理解が進みました。

自動化したい作業はある。しかし、それをどうやって設定すればいいのかがわからない。 オークファンのサポートの質は高く、弊社の業務内容を理解した上でフローチャートの切り分けを一緒に考えてくれました。 具体的には、まず自動化したい作業を私の方で洗い出し、その手順をサポート担当にパソコン上で見せました。それをもとにサポート担当がこの業務の自動化にあたりどのようなコマンドが必要かの見極めを行い、私の方で実際にコマンド設定を進める時にこのコマンドが必要などのサポートをしてくれました。

マニュアルサイトには、作業項目別の設定手順は載っていますが、そもそも何をどう設定していけばいいのかまではイメージしづらくわからない状態だったので、もしサポート担当がいなかったら私は挫折していたと思います。

担当者からのコメント

オークファンロボを含めるRPAツールは、オーダーメイドで自分のやりたいことを汎用的に自動化できるものです。
それゆえに、最初は何をどう設定すればいいのかわからない状態に陥りがちです。

オークファンロボのサポートは、一般的なメール・電話での対応に加えて、zoomでのオンラインミーティングにも対応しています。画面を共有しながら、リアルタイムで困ったことを質問することができます。
丁寧なサポート体制は、RPA初心者にとって必要不可欠だと考えています。

この度は、インタビューに答えていただき、ありがとうございました!
※本記事の内容は、2022年2月時点のものです

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